Πληροφοριακά Συστήματα σε χώρους εστίασης

Γενικά

Η ολοένα και αυξανόμενη χρήση των ηλεκτρονικών υπολογιστών σε κάθε είδους ασχολία των ανθρώπων ,κοινωνική, ψυχαγωγική και ιδιαίτερα επαγγελματική, εκτός της υπέρμετρης χρήσης των ηλεκτρονικών υπολογιστών και την καθιέρωση τους ως το βασικό εργαλείο δουλειάς, έκανε επιτακτική την ανάγκη για την ανάπτυξη νέων τεχνολογιών και την ύπαρξη νέων συστημάτων για την καλύτερη συνεργασία των ανθρώπων και μηχανών.

Με τον όρο εστίαση σήμερα αναφερόμαστε στον κλάδο όλων των επιχειρήσεων που σαν κύρια δραστηριότητά τους είναι η παραγωγή και η πώληση φαγητού. Τέτοιες επιχειρήσεις είναι τα κάθε είδους εστιατόρια, ταβέρνες, πιτσαρίες, αλυσίδες γρήγορου φαγητού (πολυεθνικές ή ελληνικές). Ο κλάδος μαζικής εστίασης έχει αλλάξει σε πολύ μεγάλο βαθμό σε σχέση με παλιότερα χρόνια. Στο παρελθόν όπου η κοινωνία ήταν μικρότερη και πιο κλειστή, οι ανάγκες για φαγητό ήταν περιορισμένες και καλυπτόντουσαν κυρίως μέσα από τις ίδιες τις οικογένειες και τα νοικοκυριά. Εκείνες τις εποχές ο όρος μαζική εστίαση ήταν περιορισμένος ή σχεδόν ανύπαρκτος. Οι χώροι διασκέδασης και φαγητού ήταν περισσότερο χώροι καφενείων και αναψυκτηρίων και μικρών οικογενειακών ταβερνών. Χώροι για κουβέντα και συζήτηση, παρέα μ’ ένα μεζεδάκι που συνόδευε λίγο κρασί ή ένα ποτό. Σήμερα τα πράγματα έχουν αλλάξει σε πολύ μεγάλο βαθμό σε σύγκριση με εκείνες τις εποχές. Οι κοινωνίες έχουν μεγαλώσει τρομερά, ο κόσμος ζει πολύ πιο έντονα, λείπει πολλές ώρες καθημερινά από το σπίτι του, αναγκάζεται να είναι σε μια συνεχείς μετακίνηση με αποτέλεσμα να έχουν αλλάξει σε μεγάλο βαθμό και οι συνήθειες διατροφής των ανθρώπων. Το φαγητό πια προσφέρεται σε αφθονία από πολλές επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε αυτό τον τομέα με τεράστια ποικιλία διαφορετικών ειδών φαγητών και γεύσεων από κάθε περιοχή της γης. Ειδικότερα στη χώρα μας ο κλάδος μαζικής εστίασης είναι από τους πιο αναπτυγμένους κλάδους επιχειρήσεων σε ευρωπαϊκό επίπεδο. Οι σύγχρονες τάσεις, οι ανάγκες και οι απαιτήσεις των καταναλωτών, ο μεγάλος αριθμός τουριστών που καταφτάνει στη χώρα μας κάνει επιτακτική ανάγκη για καλύτερα και πιο άρτια οργάνωση όλων αυτών των επιχειρήσεων που ξεκινά από την παραδοσιακή οικογενειακή ταβέρνα και τα μικρά καταστήματα παρασκευής γρήγορου φαγητού έως και τις μεγαλύτερες πολυεθνικές αλυσίδες εστιατορίων που δραστηριοποιούνται στην Ελλάδα. Σ’ αυτόν τον τομέα η σύγχρονη τεχνολογία και τα πληροφοριακά συστήματα έρχονται να παίξουν τον ρόλο ενός πολύ καλού και ωφέλιμου συνεργάτη στην προσπάθεια των επιχειρήσεων του κλάδου να προσφέρουν πολύ γρηγορότερες και καλύτερες υπηρεσίες στους πελάτες τους. Το κυριότερο πληροφοριακό σύστημα που στηρίζεται στη σύγχρονη τεχνολογία όπως το Bluetooth και το wi- fi για τους χώρους μαζικής εστίασης είναι η ασύρματη παραγγελιοληψία. Σύστημα που βοηθά στην καλύτερη διαχείριση και οργάνωση σε πολλούς επιμέρους τομείς μιας επιχείρησης μαζικής εστίασης.

Ασύρματη παραγγελιοληψία

Όπως προαναφέρθηκε το σύγχρονο περιβάλλον και οι συνθήκες ανταγωνισμού ανάμεσα στις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στο χώρο της μαζικής εστίασης κάνει επιτακτική την ανάγκη του εκσυγχρονισμού των επιχειρήσεων αυτών με την καλύτερη δυνατή μηχανογράφηση και χρήση των νέων δυνατοτήτων της τεχνολογίας. Η βελτίωση της εξυπηρέτησης του πελάτη, η σωστή οργάνωση, ο εμπεριστατωμένος έλεγχος και η αυτοματοποίηση των λειτουργιών, αποτελούν κύριους στόχους κάθε σύγχρονης επιχείρησης. Η επένδυση στους παραπάνω τομείς αποτελεί βασική προτεραιότητα, που προσδίδει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, οδηγώντας την επιχείρηση στην επιτυχία.

Το ηλεκτρονικό μπλοκ αποτελεί ένα τμήμα μόνο ενός ευρύτερου συστήματος που έχει τη δυνατότητα να αυτοματοποιήσει, πέρα από την μεταβίβαση των πληροφοριών της παραγγελίας, μια σειρά από άλλες διαδικασίες ταξινόμησης και επεξεργασίας πληροφοριών όπως αυτές που αφορούν στην παραλαβή εμπορευμάτων, στην οργάνωση της αποθήκης, στο merchandising κ.τ.λ. Σε κάθε περίπτωση, η ανάπτυξη της εφαρμογής των φορητών τερματικών αφορά τόσο την ανάλυση των αναγκών του πελάτη όσο και στην ανάπτυξη λογισμικού για την επίτευξη της επικοινωνίας των συσκευών με την κεντρική μονάδα. Οι ολοκληρωμένες λύσεις ασύρματης παραγγελιοληψίας αποτελούνται από υπερσύγχρονα συστήματα υψηλής τεχνολογίας και από ένα ευρύ φάσμα εξειδικευμένων εφαρμογών για σύγχρονα εστιατόρια, χώρους εστίασης ξενοδοχείων, beach bars, water parks, bowling centers night clubs, εστιατόρια που κάνουν διανομή, πολυμορφικούς χώρους κ.α

Τα ποιοτικά οφέλη αφορούν στην παροχή υψηλότερου επιπέδου υπηρεσιών στους πελάτες. Ένα από τα σημεία στα οποία μπορεί να παρατηρήσει κανείς σημαντική βελτίωση με την χρήση αυτών των συστημάτων είναι η εικόνα της εταιρίας. Από την σύγχρονη εικόνα που δείχνει ο σερβιτόρος με το ηλεκτρονικό μπλοκάκι που παίρνει την παραγγελία έως την άψογη εμφάνιση των παραστατικών, τον ταχύτερο προγραμματισμό και έλεγχο των παραγγελιών, καθώς και την ελαχιστοποίηση του χρόνου ανταπόκρισης στους πελάτες, οι πελάτες σχηματίζουν μια συνολική εικόνα προσφοράς ποιοτικών υπηρεσιών. Πέρα από την διαφορά στο επίπεδο της ποιότητας των υπηρεσιών που βιώνει ο πελάτης, η ίδια η επιχείρηση γίνεται αποδέκτης μιας σειράς ποιοτικότερων υπηρεσιών που αφορούν στη δυνατότητα συλλογής στοιχείων προς επεξεργασία από τα υπόλοιπα τμήματα της επιχείρησης για ουσιαστική και άμεση πληροφόρηση της διοίκησης

Λειτουργεία του συστήματος

Ένας αριθμός συσκευών είναι απαραίτητες για τη λειτουργία κάθε συστήματος ασύρματης παραγγελιοληψίας. Μία κεντρική μονάδα ( υπολογιστής ο οποίος διαθέτει το ανάλογο software), τα ηλεκτρονικά μπλοκ των σερβιτόρων, ένας εκτυπωτής αποδείξεων, ένας εκτυπωτής παραγγελιών, ενδεχομένως ένα σταθερό τερματικό και πομποδέκτης υπέρυθρων ακτινών ή πομποδέκτης ραδιοσυχνότητας, είναι τα βασικότερα τμήματα από τα οποία αποτελείται ένα ολοκληρωμένο σύστημα. Όπως προαναφέρθηκε, τα ηλεκτρονικά μπλοκ των σερβιτόρων είναι φορητά τερματικά με εικόνες αφής, τα οποία διαχειρίζονται πολλαπλές εκτυπώσεις στα τμήματα παρασκευής των ειδών (κρύα - ζεστή κουζίνα, μπαρ, καφέ κ.τ.λ). Τα ηλεκτρονικά μπλοκ των σερβιτόρων συνεργάζονται, επίσης, με τον φορολογικό εκτυπωτή ή την ταμειακή μηχανή του εστιατορίου. Το ολοκληρωμένο πρόγραμμα διαχείρισης των πληροφοριών μοιράζει τα είδη της παραγγελίας στα αντίστοιχα 13 τμήματα παρασκευής όπου εκτυπώνεται η παραγγελία. Έτσι, με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας ελαχιστοποιούνται οι πιθανότητες λάθους. Ένα ολοκληρωμένο σύστημα ασύρματης παραγγελιοληψίας μπορεί να εκτυπώσει όλα τα απαραίτητα παραστατικά (παραγγελίες, αποδείξεις λιανικής, τιμολόγια και δελτία αποστολής ) σε θεωρημένο μηχανογραφικό χαρτί, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, ενώ παράλληλα έχει τη δυνατότητα να παρακολουθεί την κίνηση των πιάτων της ημέρας, όπως επίσης, την ανάλογη κατανάλωση (με έλεγχο ελάχιστου ορίου).

Κόστος

Το κόστος αγοράς ενός συγκεκριμένου ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης για χώρους μαζικής εστίασης (συσκευές και προγράμματα) θα πρέπει να σημειωθεί ότι αυτό εξαρτάται από μια σειρά παραμέτρων που έχουν σχέση τόσο με τις ανάγκες της κάθε επιχείρησης όσο και με το εξοπλισμό που ήδη διαθέτει και το κατά πόσο αυτός είναι συμβατός με το προς εγκατάσταση σύστημα. Για αυτό θα πρέπει να εξεταστούν προσεκτικά οι δυνατότητες που θα ήθελε να έχει από ένα σύστημα, ενώ η ανάλυση του έργου να πρέπει να λαμβάνει υπόψη της ήδη υπάρχοντα εξοπλισμό

Πλεονεκτήματα

Τα κυριότερα πλεονεκτήματα της ασύρματης παραγγελιοληψίας είναι ο εκσυγχρονισμός της λειτουργίας της επιχείρησης, η αναβάθμιση της εσωτερικής οργάνωσης τόσο στον χώρο των πελατών όσο και στο χώρο της κουζίνας, αλλά ακόμη και στην αποθήκη. Μείωση του λειτουργικού κόστους, καλύτερη αξιοποίηση του έμψυχου δυναμικού και μεγάλη εξοικονόμηση χρόνου με αποφυγή άσκοπων μετακινήσεων. Σωστές και όχι ξεχασμένες παραγγελίες και ακριβείς παραγγελίες στον πελάτη, περιβάλλον με λιγότερα χαρτιά. Τέλος πλήρη στοιχεία όλων των κινήσεων με ταυτόχρονη παρακολούθηση και έλεγχο ολόκληρης της επιχείρησης και της αποθήκης με ενημέρωση για τα αποθέματα και την ανάλωση των ειδών. Αναβάθμιση του κύρους και της ποιοτικής εξυπηρέτησης του πελάτη.

Μειονεκτήματα

Τα κυριότερα μειονεκτήματα ασύρματης παραγγελιοληψίας είναι το υψηλό κόστος ιδιαίτερα για τις μικρές επιχειρήσεις μαζικής εστίασης. Η περίοδος προσαρμογής των εργαζομένων για την εκμάθηση του νέου τρόπου λειτουργίας της επιχείρησης. Η μείωση των θέσεων εργασίας, άρα και του ανθρώπινου δυναμικού και την αντικατάστασή του από το σύστημα. Τέλος τα τεχνικά προβλήματα που παρουσιάζονται και η ανάγκη για άμεση τεχνική υποστήριξη.

Συμπεράσματα

Επιλογικά πρέπει να τονιστεί ότι τα πληροφοριακά συστήματα και ειδικότερα το σύστημα ασύρματης παραγγελιοληψίας όσον αφορά τους χώρους μαζικής εστίασης και τις ανάγκες που καλύπτει σε μια σύγχρονη επιχείρηση τέτοιου είδους δεν είναι πανάκεια όσον αφορά την οργάνωση της επιχείρησης. Όπως όλα τα πληροφοριακά συστήματα για κάθε είδους επιχείρηση σήμερα είναι ένα πολύ καλό και χρήσιμο εργαλείο που βοηθά στην οργάνωση και καλύτερη διαχείριση του χώρου μαζικής εστίασης χωρίς να σημαίνει αυτό ότι αν λειτουργεί ένα τέτοιο σύστημα λύνονται όλα τα προβλήματα και η επιχείρηση γίνεται τέλεια οργανωτικά. Πρώτο ρόλο πάντα παίζει ο άνθρωπος που χειρίζεται όλα αυτά τα συστήματα και η διάθεσή του να χρησιμοποιήσει όλα αυτά τα μέσα προς το κοινό καλό ολόκληρης της επιχείρησης μαζικής εστίασης.

Πηγές

1. Comnet, χώροι μαζικής εστίασης «Οδηγίες χρήσης» σε μορφή PDF

2. «Αυτόματη παραγγελιοληψία: Όταν τα μπλοκ των σερβιτόρων έγιναν ηλεκτρονικοί υπολογιστές» .http://www.makeof.asp.htm