Σύστημα Υποστήριξης Αποφάσεων

Αυτό το άρθρο χρειάζεται επιμέλεια ώστε να ανταποκρίνεται σε υψηλότερες προδιαγραφές ορθογραφικής και συντακτικής ποιότητας ή μορφοποίησης. Σημείωση: Πολλές φορές τα κείμενα στα οποία βρίσκεται αυτό το πρότυπο, παραβιάζουν πνευματικά δικαιώματα. Κάντε ένα σχετικό έλεγχο πριν ξεκινήσετε την επιμέλεια, αφού είναι πιθανό να διαγραφεί. Μετά την επιμέλεια του άρθρου, είστε ελεύθεροι να διαγράψετε αυτή την επισήμανση. Για περαιτέρω βοήθεια, δείτε τα άρθρα Πώς να επεξεργαστείτε μια σελίδα και Βικιεπιστήμιο:Οδηγός μορφοποίησης άρθρων.

Εισαγωγή

Πριν από τα μέσα του 1960 δεν ήταν οικονομικά αποδοτικό να κατασκευαστούν μεγάλης κλίμακας πληροφοριακά συστήματα. Τα πρώτα συστήματα MIS αναπτύχθηκαν περίπου αυτήν την εποχή από μεγάλες επιχειρήσεις. Κύριος σκοπός των MIS ήταν να παρέχουν σε managers δομημένες και περιοδικές αναφορές..Μεγάλο κομμάτι των πληροφοριών των αναφορών πήγαζε από λογιστικά συστήματα καθώς και συστήματα συναλλαγών.

Η διαδικασία λήψης αποφάσεων στα ανώτερα επίπεδα της διοίκησης δεν μπορούσε να υποστηριχτεί πλήρως από τα ΜIS είχε ως αποτέλεσμα την εφαρμογή ενός καινουργιου τύπου πληροφοριακών συστημάτων,περίπου 1970 τα DSS .Οι Peter keen ,Charles Stabell o Michael S. Scott Morton o Ralph Sprague και οAndrew Whinston πρωτοπορεί στα DSS ,συλλαμβάνουν τη ιδέα των συστημάτων υποστήριξης λήψης αποφάσεων ,η οποία εξελίχθηκε από τις θεωρητικές μελέτες που έγιναν από Carnegie Institute of Technology πάνω στη λήψη αποφάσεων και το τεχνικό έργο που πραγματοποιείθηκε από το τεχνολογικό ίδρυμα της Μασαχουσέτης πάνω στα αλληλεπιδραστικά υπολογιστικά συστήματα το έτος 1960 .

Τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων (DSS) χαρακτηρίζονται από τη δυνατότητα χρησιμοποίησης μαθηματικών μοντέλων(συνήθως, μοντέλων επιχειρησιακής έρευνας) για την ανάλυση δεδομένων, με στόχο την εκτίμηση αποτελεσμάτων που θα προκύψουν από την υιοθέτηση διαφορετικών εναλλακτικών σεναρίων επιχειρηματικής δράσης. Τυπικά παραδείγματα επιχειρησιακών δράσεων, στον σχεδιασμό των οποίων χρησιμοποιούνται συστήματα υποστήριξης αποφάσεων αποτελούν οι επενδυτικές αποφάσεις, οι προβλέψεις πωλήσεων και αγορών νέων προϊόντων,ο προγραμματισμός παραγωγής, ο σχεδιασμός πολιτικής marketing,ο προγραμματισμός προσωπικού, ο σχεδιασμός συστημάτων διανομής προϊόντων κ.α..Όπως βλέπουμε τα DSS είναι δυνατόν να χρησιμοποιηθούν στην υποστήριξη και προγραμματισμού ποικίλων μορφών επιχειρηματικής δράσης.

Ορισμός

Το DSS (discussion support system) , είναι ένα σύστημα βασισμένο σε ηλεκτρονικό υπολογιστή, που αλληλεπιδρά με τον χρήστη , ελέγχεται από αυτόν και του παρέχει δεδομένα και μοντέλα ως βάση, για μελέτη και επίλυση ημιδομημένων κυρίως προβλημάτων. Τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων απευθύνονται και υποστηρίζουν μεμονωμένα άτομα, τα οποία είναι αποτελεσματικά και υπεύθυνα για τη λήψη της απόφασης. Είναι δυνατόν όμως, να υποστηρίζουν μια ομάδα ατόμων, όταν η λήψη της απόφασης προκείπτει μέσα από συζητήσεις και διαπραγματεύσεις των μελών της ομάδας. Αυτή η κατηγορία των DSS (Σ.Υ.Α) ονομάζεται ομαδικό σύστημα υποστήριξης συστημάτων.

Έννοια

Τα DSS άρχισαν να αναπτύσσονται κατά κόρον, με την εισαγωγή των ηλεκτρονικών υπολογιστών στην ευρεία αγορά. Η υποστήριξη των αποφάσεων στοχεύει στην επίτευξη των ακολούθων: υποβοήθηση των διευθυντικών στελεχών στην διαδικασία λήψης ημιδομημένων κυρίως αποφάσεων, υποστήριξη παρά αντικατάσταση της κρίσης και της διαίσθησης των στελεχών και η βελτίωση της αποτελεσματικότητας παρά αποδοτικότητας εκ νέου στην διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Με άλλα λόγια , τα Σ.Υ.Α, σχεδιάζονται για την υποστήριξη αποφάσεων, που αφορούν ημιδομημένα και αδόμητα προβλήματα. Χαρακτηριστικά των DSS

Στην έρευνα του Steven Alter (1980)εντοπίζονται 3 κύρια χαρακτηριστικά ενός DSS :

1.Τα DSS θα πρέπει να είναι ειδικά σχεδιασμένα να διευκολύνουν διαδικασίες λήψης αποφάσεων. 2.Τα DSS θα πρέπει να υποστηρίζουν παρά να αυτοματοποιούν τη λήψη αποφάσεων 3.Τα DSS θα πρέπει να είναι σε θέση να αντιδράσουν γρήγορα στις αλλαγές των αναγκών των τμημάτων λήψης αποφάσεων.

Τα γενικά χαρακτηριστικά των DSS είναι τα ακόλουθα:

• Βοηθούν τον χρήστη στη διαδικασία λήψης των αποφάσεων
• Σχεδιάζονται, για την υποστήριξη ημιδομημένων καθώς και αδόμητων αποφάσεων
• Δίνουν περισσότερη έμφαση στην αποτελεσματικότητα παρά στην αποδοτικότητα των διευθυντικών στελεχών
• Μπορούν να υποστηρίζουν όλα τα στάδια της διαδικασίας λήψης αποφάσεων
• Παρέχουν στους χρήστες δυνατότητες προσομοίωσης
• Είναι εύχρηστα και προσαρμόζονται εύκολα στις ανάγκες των χρηστών
• Και διευκολύνουν την επικοινωνία μεταξύ των επιπέδων της διοικητικής ιεραρχίας

Ικανότητες DSS

• Ένα DSS περιέχει μία βάση γνώσεων ,οι οποίες θεωρούνται απαραίτητες για τη λήψη αποφάσεων , καθορίζει το πως επιτυγχάνονται διάφορες εργασίες , δείχνει πια συμπεράσματα είναι έγκυρα σε διάφορες περιπτώσεις κτλ.
• Ένα DSS έχει την ικανότητα να αποκτά και να διατηρεί περιγραφική γνώση(πχ διατήρηση καταγραφών ,διαδικασιών , κανόνων)
• Ένα DSS έχει την ικανότητα να παρουσιάζει τη γνώση με διάφορους κατά παραγγελία τρόπους καθώς και με τυποποιημένες αναφορές
• Ένα DSS έχει την ικανότητα να επιλέξει οποιοδήποτε επιθυμητό υποσύνολο αποθηκευμένης γνώσεις είτε για την παρουσίαση είτε για την παραγωγή καινούργιας

Χρησιμοποίηση των DSS, στη διαδικασία λήψης αποφάσεων

Τα DSS έχουν τη δυνατότητα να υποστηρίξουν τα στάδια της διαδικασίας λήψης αποφάσεων:α) στάδιο αναγνώρισης του προβλήματος, β)στάδιο ανάπτυξης και αξιολόγησης εναλλακτικών σχεδίων δράσης και γ) στάδιο επιλογής του επικρατέστερου σχεδίου δράσης για την εφαρμογή της απόφασης Έτσι, τα DSS περιορίζουν σημαντικά την μονότονη και χρονοβόρα διαδικασία συγκέντρωσης και ανάλυσης των δεδομένων. Ορισμένα DSS έχουν τη δυνατότητα να κατατάσσουν, χωρίς την παρέμβαση του χρήστη, εναλλακτικά σχέδια δράσης με βάση κριτήρια, τα οποία ο λήπτης της απόφασης έχει θέσει εκ των προτέρων. Επίσης, ένα DSS μπορεί να βοηθήσει τον λήπτη της απόφασης να επιλέξει το καταλληλότερο εναλλακτικό σχέδιο δράσης.

Η χρησιμοποίηση των DSS βοηθάει τους χρήστες να κατανοήσουν καλύτερα το πρόβλημα και τα αντίστοιχα εναλλακτικά σχέδια δράσης. Πιο συγκεκριμένα, οι χρήστες ενός DSS πρέπει να κατανοήσουν και να εξετάσουν τις σχέσεις μεταξύ των μεταβλητών, των περιορισμών του προβλήματος και των αποτελεσμάτων. Για αυτό το λόγο,εκτελούν μια ανάλυση ευαισθησίας για να προσδιορίσουν τους κρίσιμους παράγοντες για τη λήψη της απόφασης. Όμως, η ανάλυση αυτή, ενώ είναι κατάλληλη για τα δομημένα και τα ημιδομημένα προβλήματα, δεν μπορεί να γίνει για τα αδόμητα προβλήματα. Εν κατακλείδι, τα διευθυντικά στελέχη πρέπει να χρησιμοποιούν τα DSS ως εργαλείο για τη λήψη των αποφάσεων και όχι ως ”γυάλινη σφαίρα”.

Λειτουργικά μέρη ενός DSS

Τα λειτουργικά μέρη που συνθέτουν ένα DSS είναι η διαχείριση διαλόγου, η διαχείριση δεδομένων και η διαχείριση μοντέλων. Τα τρία αυτά μέρη επιτρέπουν την πολύ καλή αλληλεπίδραση του χρήστη με το μηχάνημα (διαχείριση διαλόγου) και με τα υπάρχοντα μοντέλα (διαχείριση μοντέλων) και καθηστούν τα DSS μοναδικά σε σχέση με τα πληροφοριακά συστήματα. Χωρίς την αλληλεπίδραση αυτή και τη δυνατότητα εφαρμογής των μοντέλων στα δεδομένα για τη παραγωγή άμεσων (on line) αποτελεσμάτων,τα DSS θα μπορούσαν απλώς να δημιουργούν αναφορές και να μετατρέπουν δεδομένα σε πληροφορίες όπως τα πληροφοριακά συστήματα. Αναλυτικά, τα τρία λειτουργικά μέρη ενός DSS είναι:

Διαχείρηση διαλόγου

Η διαχείριση διαλόγου εστιάζει στη ιδιαίτερη λειτουργικότητα, που είναι αναγκαία για την αλληλεπίδραση του συστήματος με τον χρήστη. Κάθε DSS χρησιμοποιεί ορισμένους μηχανισμούς οι οποίοι διευκολύνουν την αλληλεπίδραση ώστε οι λήπτες των αποφάσεων να χρησιμοποιούν απλή γλώσσα εντολών για τον εντοπισμό των δεδομένων, για την ανάλυση τους, καθώς και για πιθανές αλλαγές στις τιμές των μεταβλητών ή στις ίδιες μεταβλητές. Σε πολλά DSS χρησιμοποιείται ο όρος “φιλικό ως προς τον χρήστη” σύστημα για να περιγράψει τη δυνατότητα των χρηστών, που δεν έχουν γνώσεις προγραμματισμού ή ιδιαίτερες γνώσεις Η/Υ, ώστε να χειρίζονται το DSS.

Οι μηχανισμοί που διευκολύνουν την αλληλεπίδραση συστήματος -χρήστη είναι:

1. Η διεπαφή συστήματος-χρήστη (user interface),δηλαδή τα μέσα τα οποία επικοινωνούν ο χρήστης και ο Η/Υ (συσκευές, γλώσσες εντολών κ.α.)
2. Έλεγχος διαλόγου(dialogue control),δηλαδή, το κατά πόσο ο διάλογος ελέγχεται από τον χρήστη π.χ.με τη χρήση οδηγιών μέσω γλώσσες εντολών,ή από το σύστημα μέσω μενού που προσφέρεται στον χρήστη
3. Μηχανισμός μετασχηματισμού αιτημάτων(request transformer),δηλαδή ο μηχανισμός που κάνει τις αναγκαίες μεταφράσεις μεταξύ λεξιλογίου χρήστη και συστήματος

Διαχείρηση δεδομένων

Η διαχείρηση δεδομένων παρέχει την πρόσβαση στα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την υποστήριξη των DSS και περιλαμβάνει τα μέσα για την επανάκτηση και την επεξεργασία των δεδομένων, καθώς και τα εργαλεία για τη διαχείρηση των δεδομένων. Συνήθως, η διαχείρηση δεδομένων βασίζεται σε δύο πηγές δεδομένων, την τράπεζα δεδομένων επιχείρησης, η οποία περιέχει δεδομένα από το εσωτερικό και το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης καθώς και την τράπεζα δεδομένων DSS. Οι δυνατότητες που απαιτούνται για τη διαχείρηση δεδομένων σε ένα DSS είναι: 1.Τράπεζα δεδομένων και σύστημα διαχείρησής για την πρόσβαση στα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στην τράπεζα. 2. Λεξικό δεδομένων, που περιέχει ορισμούς δεδομένων και περιγραφές των τύπων και των πηγών δεδομένων του DSS. 3.Δυνατότητα ερωτήσεων για την ερμηνεία των απαιτήσεων για τα δεδομένα των δύο άλλων λειτουργικών μερών ενός DSS π.χ. Για τον καθορισμό του τρόπου με τον οποίο οι απαιτήσεις αυτές μπορούν να ικανοποιηθούν.

Διαχείρηση μοντέλων

Η αποτελεσματικότητα ενός DSS εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη δυνατότητα που παρέχει το σύστημα στον χρήστη να χρησιμοποιεί ποιοτικά μοντέλα. Τα μοντέλα αναπαριστούν τα βασικά χαρακτηριστικά του εξαρτημένου προβλήματος, αλληλεπιδρούν μεταξύ τους και του επιτρέπει να εξετάσει πολλές περισσότερες επιλογές του προβλήματος από όσες θα εξέταζε, αν πραγματοποιούσε την ανάλυση χειρόγραφα.

Οι δυνατότητες που απαιτούνται για τη διαχείρηση μοντέλων ενός DSS είναι:

1. Σύστημα διαχείρησης τράπεζας μοντέλων για τη κατασκευή μοντέλων, τη δημιουργία, επανάκτηση και ενημέρωση παραμέτρων, και τη διατήρηση καταλόγου μοντέλων που περιέχει σχετικές πληροφορίες για τα καταχωρημένα μοντέλα
2. Εκτέλεση μοντέλου για τον έλεγχο των λειτουργιών του μοντέλου καθώς και για τη σύνδεση των μοντέλων μεταξύ τους.
3. Επεξεργαστή εντολών για την αποδοχή και την ερμηνεία των εντολών που προέρχονται από τη διαχείρηση διαλόγου και τη μεταβίβασή τους στο σύστημα διαχείρησης τράπεζας μοντέλων ή στην εκτέλεση μοντέλου.
4. Αλληλεπίδραση με τη διαχείρηση δεδομένων για την επανάκτηση δεδομένων απο τη διαχείρηση δεδομένων, ώστε να εκτελούνται τα μοντέλα και για την αποθήκευση των αποτελεσμάτων για περεταίρω επεξεργασία.

Τέλος, για τη δημιουργία ενός αποτελεσματικού DSS τα τρία παραπάνω λειτουργικά μέρη θα πρέπει να υλοποιούνται σε ένα περιεκτικό σύστημα. Τα πρώτα DSS που αναπτύχθηκαν, βασίζονταν σε απλή συνένωση λογισμικών διαφόρων εταιριών, με αποτέλεσμα το σύστημα διχείρησης μοντέλων να μην μπορεί να χρησιμοποιεί στοιχεία από το σύστημα διαχείρησης δεδομένων. Αυτή η δυσλειτουργία απαιτούσε επιπρόσθετο προγραμματισμό ώστε να δημιουργηθεί το επιθυμητό DSS. Ακόμα ένα πρόβλημα που εμφανιζόταν συχνά στο παρελθόν είναι η έλλειψη μιας κοινής γλώσσας εντολών,με αποτέλεσμα να επικοινωνεί ο χρήστης με διαφορετική γλώσσα από τη διαχείρηση μοντέλων και διαφορετική από τη διαχείρηση δεδομένων.

Ομαδικά DSS (Ο.Σ.Υ.Α-ομαδικά συστήματα υποστήριξης αποφάσεων)

Τα ομαδικά συστήματα βοηθούν τα στελέχη να κατανοούν καλύτερα τα προβλήματά τους και να λαμβάνουν τις καταλληλότερες αποφάσεις σε σύντομο χρόνο. Αρχικά, αναπτύχθηκαν από συζητήσεις ατόμων στον ίδιο χώρο και χρόνο, όμως με την εξέλιξη της τεχνολογίας κατάφεραν να λαμβάνουν αποφάσεις και να επικοινωνούν οποιαδήποτε χρονική στιγμή, όπου και αν βρίσκονται.

Τα Ο.Σ.Υ.Α, είναι αποτελεσματικότερα στις επιχειρήσεις,των οποίων:

1. Το οργανόγραμμα τους, επιτρέπει τη ροή των πληροφοριών.
2. Η εξουσία και η υπευθυνότητα των στελεχών κατανέμεται σε όλη την επιχείρηση.
3. Η λήψη των αποφάσεων έπεται των συσκέψεων και δεν προηγείται αυτών.
4. Η επιχείριση διερευνά τα εναλλακτικά σχέδια δράσης και δε λαμβάνει μια απόφαση εκ των προτέρων.

Τέλος, για να είναι αποτελεσματικό ένα Ο.Σ.Υ.Α, θα πρέπει να είναι συνεπές, δηλαδή να βασίζεται στο θεωρητικό υπόβαθρο του προβλήματος, να έχει εμφανή τρόπο λειτουργίας, να αντιμετωπίζει τις ιδιορρυθμίες των μελών της ομάδας και να επικεντρώνεται στο πρόβλημα.

Διαφορά DSS με Π.Σ.Δ & Σ.Η.Ε.Δ(Συστημάτων ηλεκτρονικής επεξεργασίας δεδομένων)

Η βασική διαφορά μεταξύ DSS πληροφοριακών συστημάτων και συστημάτων ηλεκτρονικής επεξεργασίας δεδομένων είναι ότι τα DSS καλούνται να υποστηρίξουν συγκεκριμένα επιχειρησιακά προβλήματα που δεν εντάσσονται συνήθως στις καθημερινές λειτουργίες της επιχείρησης. Επομένως, η χρήση των DSS δεν είναι συνεχής, αντίθετα τα περισσότερα από αυτά αναπτύσσονται με στόχο την επίλυση του συγκεκριμένου προβλήματος και ολοκληρώνουν τον κύκλο ζωής τους μετά την λήψη των σχετικών αποφάσεων.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ DSS

Τα DSS είναι πολυμορφικά, μερικά επικεντρώνονται σε δεδομένα, άλλα σε μοντέλα και άλλα σε επικοινωνίες..Διαφορές έχουν και στην έκταση, καθώς μερικά είναι φτιαγμένα για έναν χρήστη, ενώ άλλα για πολλούς. Μεγάλες αεροπορικές εταιρίες προσλαμβάνουν αναλυτές που χρησιμοποιούν DSS για να εκπληρώσουν διάφορες εργασίες όπως την τιμολόγηση και την επιλογή διαδρομών πτήσεων. Οι περισσότερες μεταφορικές εταιρίες όπως η Fedex χρησιμοποιούν DSS για να προγραμματίζουν φορτηγά και πλοία. Στο παγκόσμιο ιστό μπορεί κανείς να βρει DSS που βοηθούν τον εντοπισμό και τη διαχείριση εγγράφων μετοχών, την επιλογή μετοχών και των προγραμματισμό ταξιδιών. Τα DSS επίσης υποστηρίζουν κατανεμημένες δραστηριότητες λήψης αποφάσεων. Εφαρμογή βρίσκουν τα DSS και στις online δημοπρασίες οι οποίες ανήκουν στις αποτελεσματικότερες ηλεκτρονικές αλλαγές. Πάνω από δέκα εκατομμύρια αντικείμενα μπορούν καθημερινά να βρεθούν σε online δημοπρασίες όπως το eBay το Amazon. Οι software agents έχουν την δυνατότητα να αυξήσουν το κέρδος τόσο για τους αγοραστές όσο και για τους πωλητές που συμμετέχουν σε online δημοπρασίες. Μπορούν να παρέχουν ιστορικό τιμών, να οργανώσουν δημοπρασίες και να βρουν συγκεκριμένα αντικείμενα.

Αναφορές-Βιβλιογραφία

1. Information Builders, leaders in enterprise business intelligence(http://www.informationbuilders.com/decision-support-systems-dss.html)
2. Power, D. J. Decision Support Systems Hyperbook, Supporting Business.Decision-Making, Cedar Falls, IA: DSSResources.COM, Fall 2000, (http://dssresources.com/dssbook/)
3. Jun Tiana, Yingluo Wanga, Huaizu Lia, Ling Lia,b, Kanliang Wanga,DSS development and applications in China, School of Management,Xi’an Jiaotong University,Xi’an710049,China,Department of Information Technology and Decision Sciences, Old Dominion University, Norfolk, VA 23529, USA, 2004(http://www.elsevier.com/locate/dsw)
4. Dawn G. Gregg, Steven Walczak, Auction Advisor: an agent-based online-auction decision support system, University of Colorado Denver,The Business School, Campus Box 165,P.O. Box 173364, Denver, CO 80217-3364, United States, 2004 (http://www.elsevier.com/locate/dsw)
5. Γ.Σ.Οικονόμου & Ν.Β.Γεωργόπουλος, Πληροφοριακά συστήματα για την διοίκηση επιχειρήσεων,ISBN—960-359-002-9,ΕΥΓ.Μπένου, Αθήνα 2004
6. Παντελής Υψηλάντης,Πληροφοριακά συστήματα διοίκησης (από την θεωρία στην πράξη),ISBN—960-16-0120-1,Πατάκη,Αθήνα,2001